Tietosuojaseloste

Yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja
Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §
Laadittu: 18.06.2013. Päivitetty 11.10.2021

Rekisterinpitäjä

Liikunta- ja viihdekeskus Oz MAX Oy
Kaakkurinkulma 4, 90410 Oulu
info@ozmax.fi
Puhelin: (+358) 405033612

Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Jyrki Autio
Kaakkurinkulma 4, 90410 Oulu
jyrki.autio@ozmax.fi
Puhelin: (+358) 408463107

Rekisterin nimi

Liikunta- ja viihdekeskus Oz MAX Oy:n asiakasrekisteri

Mitä dataa kerätään ja miten sitä käytetään.

Tietoja kysytään asiakkaalta itseltään tai syötetään henkilökunnan toimesta. Ulkoisista tietolähteistä tietoja ei haeta, muutoin kuin mitä loppukäyttäjä on suostumuksensa antanut. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille kuin niissä määrin mitä asiakas on suostumuksen antanut tai liiketoiminnallisesti on tarpeellista. Liiketoiminnallisesti pakollisia ovat laskutustiedot ja yhteydenpito asiakkaaseen (sähköpostiosoite ja puhelinnumero tekstiviestien toimittamiseksi). Liikuntakeskus vastaa toimenpiteistä, joilla varmistetaan, että järjestelmää käyttävät henkilöt ovat tietoisia henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä ohjeista ja niiden noudattamisesta. Mikäli liikuntakeskuksen palvelu sisältää videovalvonnan, siitä syntyvät videovalvontatallenteet liitetään kulunvalvontalokin perusteella loppukäyttäjään, jolloin voidaan tarvittaessa päätellä kuka loppuasiakas on kyseessä. Videovalvontatallenteisiin pääsy voi olla ainoastaan niillä liikuntakeskuksen henkilöillä, jotka muutoinkin tietojärjestelmää käyttävät.

Tietojen kuvaus ja käyttötarkoitus

• Etunimi – Vain kuluttaja-asiakkaat.
• Sukunimi – Vain kuluttaja-asiakkaat.
• Yrityksen nimi – Vain yritysasiakkaat.
• Y-tunnus – Vain yritysasiakkaat.
• Syntymäaika – Vain kuluttaja-asiakkaat.
• Sukupuoli – Vain kuluttaja-asiakkaat.
• Sähköposti – Asiakkaan kontaktointi, ryhmäliikuntatuntimuutoksista ilmoittaminen, asiakkaan käyttäjätunnus oma profiiliin, vaaditaan ryhmäliikuntapaikan varaamiseen.
• Salasana – Salasana asiakkaan oma profiliin, tallennetaan salattuna.
• Puhelinnumero – Asiakkaan kontaktointi. SMS -ilmoitukset.
• Lähiosoite – Kontaktointi. Laskun toimitusosoite.
• Postinumero – Kontaktointi. Laskun toimitusosoite.
• Postitoimipaikka – Kontaktointi. Laskun toimitusosoite.
• Sähköpostimarkkinointilupa – Asiakkuuden hoito ja kontaktointi.
• Tekstiviestimarkkinointilupa – Asiakkuuden hoito ja kontaktointi.
• Laskutussähköpostiosoite – Erikseen määritelty sähköpostiosoite johon sähköpostitse toimitettavat laskut lähetetään.
• Laskun saaja – Erikseen määritelty laskutettava.
• Laskutuslähiosoite – Erikseen määritelty laskutuksen lähiosoite.
• Laskutuspostinumero – Erikseen määritelty laskutuksen postinumero.
• Laskutustoimipaikka – Erikseen määritelty laskutuksen toimipaikka.
• Asiakkaan kulku kulkuvalvonvonnan alaisesta ovesta tai portista – Asiakkaan yksilöivä tieto kulkutunnisteesta. Väärinkäytös- ja epäselvien tilanteiden selvittäminen.
• Asiakkaan kulku kulunvalvonnan kosketusnäytön kautta – Asiakkaan yksiöivä tieto kulkutunnisteesta. Väärinkäytös- ja epäselvien tilanteiden selvittäminen. Ryhmäliikuntatuntien hallinta.
• Asiakkaan tiedot: Sähköpostin lähetys – Viestin lähettäjä, aikaleima ja viestin sisältö. Epäselvien tilanteiden selvittäminen.
• Asiakkaan tiedot: Tekstiviestin lähetys – Viestin lähettäjä, aikaleima ja viestin sisältö. Epäselvien tilanteiden selvittäminen.
• Lokimerkintä kulunvalvonnassa – Aikaleima, kulkutunnisteen tiedot. Epäselvien tilanteiden selvittäminen.
• Videotallenne – Liiketunnistukseen perustuva videotallenne. Pseudonymisoitu tieto eli tallenne ei sisällä faktuaalista tietoa kuka asiakas on kyseessä. Kulunvalvontalokitietoon yhdistämällä voidaan päätellä kuka asiakas on kyseessä. Epäselvien tilanteiden selvittäminen.
• AccessManagement loki-tiedosto, kulkutunniste, nimi – Kulunvalvonnan luotettava toiminta ja epäselvien tilanteiden selvittely.
• Loppuasiakkaan IP-osoite – Lokitieto IP -osoitteista. Palvelimen lokitieto.
• Tapahtumaloki – Aikaleimallinen tapahtumaketju kuka ja mitä asiakastietoja on muutettu.

Tietojen poisto

Asiakas voi pyytää tietojensa poistoa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Käyttäjärekisterin tietoja siirretään tilaustapahtumien yhteydessä maksupalvelun tarjoajalle (Paytrail Oyj) tilausmaksujen toteutusta varten. Käytämme MailChimp-sähköpostipalvelua suoramarkkinoinnissa ja asiakasviestinnässä. MailChimpille siirretään käyttäjistä sähköpostiosoite sekä sähköpostin kohdentamiseen tarvittava tieto käyttäjäryhmistä. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle. Henkilötiedot ovat kuitenkin suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla ja MailChimp kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle. Lisätietoa MailChimpin sivuilla.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakastiedot sijaitsevat sähköisessä muodossa Liikunta- ja viihdekeskus Oz MAX Oy:n tietojärjestelmässä, johon pääsee ainoastaan käyttäjätunnuksen ja salasanan hallussapitäjät. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuureilla, käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Rekisterin on käyttöoikeus vain niillä Oz MAX Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä ja teknisen tuen henkilöstöllä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Manuaalisessa muodossa olevia tietoja säilytetään yrityksen valvotuissa toimistotiloissa, lukituissa olosuhteissa. Haluamme pitää tietokantamme ajan tasalla ja siivoamme säännöllisesti vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pois. Suosittelemme, että käyt ajoittain tarkistamassa tietojesi oikeellisuuden ja teet tarvittaessa korjauksia. Vastaat antamiesi tietojen oikeellisuudesta.

Evästeet

Tällä sivustolla käytetään evästeitä (”cookies”) mm. sivuston käytön seuraamiseen ja kohdennetun personoidun sisällön tuottamiseen sivuston käyttäjälle. Näin palvelua voidaan kehittää edelleen aiempaa käyttäjäystävällisemmäksi. Voit estää evästeiden käytön selaimessa, mutta silloin verkkopalvelun toiminnallisuus saattaa heikentyä ja osa palvelun toiminnallisuuksista ei välttämättä toimi ollenkaan. Käyttäjän verkkoselain todennäköisesti hyväksyy evästeet oletusasetuksin, mutta käyttäjä voi myös torjua evästeiden käytön oman selaimensa asetuksista. Lisätietoja selainkohtaisista käyttöohjeista saat selaimesi valmistajan ohjeista.

Sivustolla on käytössä Google Analytics -käyttäjäraportointi. Anonyymi kävijätilastointi perustuu selaimesi ja nettiyhteytesi välittämiin puhtaasti teknisiin tietoihin, eikä tässä tilastoinnissa saada tietoja itse kävijästä henkilönä. Demografia- ja aihepiiriraportointi kerää teknisen tilastoinnin lisäksi henkilökohtaisia kohderyhmätietoja, kuten ikä ja sukupuoli sekä aihepiiritietoja kiinnostuksen kohteista.

Raporteista selviää, kuinka moni sivuston käyttäjistä vierailee sivustolla tietyllä ajanjaksolla ja kuinka heidän käyttäytymisensä vaihtelee esimerkiksi sukupuolen mukaan. Raporttien tiedot saadaan DoubleClickin kolmannen osapuolen evästeestä. Jos eväste ei liity johonkin käyttäjään, kohderyhmätietoja ja aihepiirejä ei voida päätellä tilastoista. Sivusto käyttää kerättyjä kohderyhmä- ja aihepiiriraportoinnin tietoja aiheiden suunnittelussa, jotta voimme tarjota lukijoille heitä kiinnostavia kirjoituksia. Google Analyticsin käytön voi halutessaan estää selaimen laajennusosalla.

Mitä evästeet eli cookiet ovat?

Eväste eli cookie on tiedosto, joka tallennetaan tietokoneelle käyttäjän vieraillessa internetsivustoilla. Tiedosto sisältää pienen määrän tietoa siitä, mitä käyttäjä tekee vierailunsa aikana sivustolla. Palvelin lähettää tiedon käyttäjän toiminnasta sivustolla käyttäjän omalle selaimelle. Seuraavan kerran käyttäjän vieraillessa samalla sivustolla tieto voidaan hakea suoraan omalta koneeltasi palvelimen sijaan.

Ovatko evästeet haitallisia?

Evästeistä ei ole haittaa tietokoneelle, tiedostoille tai netin käytölle. Evästeet ovat tavallisia tekstitiedostoja, jotka eivät voi sisältää viruksia. Tiedostot ovat lisäksi pienikokoisia, joten koneesi muisti ei täyty, vaikka sallitkin evästeiden tallennuksen koneellesi. Evästeet eivät myöskään mahdollista käyttäjän kovalevyllä olevien tietojen tutkimista. • Kuinka voit hallita evästeitä? Voit hallita ja/tai poistaa evästeitä vapaasti. Ohjeita löytyy osoitteesta aboutcookies.org. Voit poistaa kaikki tietokoneellasi olevat evästeet, ja useimmat selaimet voi asettaa torjumaan ne kokonaan. Muista kuitenkin, että jos torjut evästeet, joudut määrittämään tietyt asetukset aina uudestaan sivustolle palatessasi. Saattaa myös olla, että et voi käyttää joitakin sivustolla olevia palveluja ja toimintoja. Lisätietoja evästeistä ja sähköisen viestinnän tietosuojalaista saat osoitteesta www.tietosuoja.fi.